Recuperação do XML: Qual a sua importância?

Cada vez o cerco vem se fechando o projeto SPED trouxe uma montanha de oportunidades e riscos, quando o assunto é nota fiscal eletrônica devemos ficar atentos com o gerenciamento dos arquivos digitais, recentemente temos recebido uma grande quantidade de propostas para a recuperação do XML.

Guardar apenas a via física do Danfe não inibe a empresa de sofrer multas afinal o documento fiscal é o XML válido, a danfe trata-se de documento auxiliar de transporte logo não possui valor fiscal.

Os estabelecimentos comerciais e industriais sujeitos a emissão da Nota Fiscal Eletrônica de Mercadorias (modelo 55) deverão manter os arquivos com extensão “XML” das NF-e, emitidas e recebidas, em arquivo digital, pelo prazo prescricional de 5 (cinco) anos, devendo ser apresentados à administração tributária quando solicitado, conforme determina o artigo 33 da Portaria CAT nº 162/2008.

Base Legal Recuperação do XML

Abaixo temos a base legal para a exigência da guarda do XML.

“Cláusula sétima – Parágrafo Sétimo – Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorizaçãoo de Uso:

I – ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;

II – ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente.”

Cláusula 10ª do AJ007/05 – “O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado”.

  • Lei 6.374/89, artigo 67, parágrafo quinto (5)

“§ 5º – Os documentos, os impressos de documentos, os livros das escritas fiscal, contábil e comercial, os programas e os arquivos digitais são de exibição obrigatória ao fisco, devendo ser conservados durante o prazo estabelecido na legislação tributária. “

  • Portaria CAT 104/07, artigo 9, parágrafo 6. do Governo de São Paulo

“§ 6º – o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário, observado leiaute definido em Ato COTEPE. (Parágrafo acrescentado pela Portaria CAT-129/08, de 30-09-2008; DOE 01-10-2008) “

  • Portaria CAT 104/07, artigo 11 do Governo de São Paulo

“Artigo 11 – O emitente e o destinatário da NF-e deverão:

I – conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado;

II – utilizar o código “55” na escrituração da NF-e, para identificar o modelo.

  • 1° – O destinatário deverá verificar:

1 – a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;

2 – a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda, nos termos do artigo 20.

  • 2° – Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:

1 – alternativamente ao arquivo digital mencionado no inciso I, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;

2 – a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no § 1°.”

A não apresentação dos referidos arquivos é passível de multa, nos termos do artigo 527 do RICMS/SP, ficando, a critério da fiscalização, a definição das multas a serem aplicadas. Cumpre lembrar que a NF-e consiste num documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e Autorização de Uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.

Não há previsão legal para o DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, substituir a NF-e. Este documento (o DANFE) é utilizado para acobertar o transporte de mercadorias, possibilitar a consulta a NF-e, colher a firma do destinatário para comprovação de entrega das mercadorias e auxiliar a escrituração da NF-e pelo destinatário não receptor da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e, com autorização de uso no Banco de Dados da Secretaria da Fazenda.

CONSULTORIA PARA RECUPERAÇÃO DO XML

A ajuda de uma consultoria tributária é muito importante nesse processo, com a ajuda da mesma podemos refazer os livros fiscais com extrema rapidez e reapurarmos com o intuito de verificarmos se algo não ficou para trás. O intuito dessa consultoria além de prevenir o contribuinte acaba gerando uma série de oportunidades afinal alguma nota pode correr o risco de não ter sido lançada logo o crédito não foi aproveitado. Temos reparado uma tendência no mercado de recuperação de arquivos do xml da nota.

Muita empresa tem contratado a consultoria para recuperação do XML antes da consultoria tributária em si para evitar problemas se for alvo de uma fiscalização.

O uso da consultoria contribui para outros processos posteriores com o XML em mão fica muito mais rápido fazermos o cruzamento de dados do SPED. Outro ponto em questão é nos processos de recuperação de ICMS pois se a empresa não tiver tais arquivos ela acaba perdendo alguns milhões.

Como contratar uma empresa que forneça a consultoria em recuperação do XML?

Contratar uma empresa idônea que forneça o Diagnóstico da situação tributária é a parte mais importante do processo para o empresário, nos últimos anos temos observado uma séria de picaretas com soluções milagrosas e sabemos que tais soluções não passam de mentiras. A melhor forma de contratação é saber mais sobre a marca, expertise dos sócios e os trabalhos já feitos pela empresa de consultoria tributária.

Se você percebe que o processo de consultoria em recuperação do XML pode agregar a sua empresa, mas gostaria de trocar uma idéia sobre como fazê-lo, pode entrar em contato com a gente através da nossa página de consultoria.

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