Nota Fiscal eletrônica (NF-e) – o que é, como funciona e como emitir?

Nota Fiscal eletrônica (NF-e) – o que é, como funciona e como emitir?

Consultoria Tributária       20 de setembro de 2017

Saber o que é e como funciona a Nota fiscal eletrônica deve ser a prioridade de qualquer empresa que envolve a transação de venda de produtos ou serviços, pois em atividades desta natureza este documento é obrigatório, e a sua não emissão configura sonegação fiscal, o que provoca consequências negativas para a empresa e que quase sempre veem com uma multa na bagagem.

E com a facilidade de emissão trazida pela NF-e, vale mesmo a pena conhecer este novo modelo e começar a utilizá-lo na sua empresa. E para conheceres muito bem esta nota fiscal, não deixe de acompanhar este post.

“Entenda o que é a NF-e, como funciona e muito mais, já nos próximos tópicos. Vamos lá!”

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

Em princípio a Nota Fiscal eletrônica ou simplesmente NF-e, tem a mesma funcionalidade da Nota Fiscal tradicional, ou seja, a NF-e é obrigatória após qualquer transação de venda de produtos ou serviços, cujo documento utilizado na transação é usado para o recolhimento de impostos. Porém diferentemente da Nota Fiscal tradicional, a eletrônica é emitida pela internet, dispensando deste modo a necessidade de se usar o papel.

Portanto, a NF-e revela ser mais eficaz, pois facilita bastante o processo de emissão de notas fiscais nas empresas para o consumidor, como todo o processo de fiscalização que envolve este recibo.

E vale ressaltar que além da maior velocidade na emissão e processamento de informação referente a Nota Fiscal, este modelo eletrônico contribui bastante para a conservação do meio ambiente, pois dispensa o uso do papel, isso sem falar de outros benefícios tais como:

  • Redução de custos do papel e do transporte da documentação fiscal;
  • Descontos no IPTU e ICMS para o Contribuinte Vendedor (em certos casos);
  • Redução de erros no processo;
  • Incentivo à modernização e adoção de novas tecnologias;
  • Maior credibilidade e transparência no processo fiscal;
  • Melhorias no controle fiscal e menos sonegação.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica – os tipos desta nota fiscal tem como principal objetivo substituir determinados documentos, e são eles 3:

Primeiramente temos a NF-e padrão que foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Enquanto isso, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Como funciona a NF-e

Como o nome já dá a entender, a NF-e funciona de forma totalmente eletrônica, e o seu processamento e armazenamento de dados é feito em parte por via da internet, sendo que a outra parte deste processo fica a cargo de um Software que deve estar na posse da empresa, o qual é responsável por gerar as notas fiscais eletrônicas.

E esta ferramenta pode ser obtida de forma totalmente grátis em alguns estados brasileiros que possibilitam o download do Software diretamente no site da Secretaria da Fazenda. Porém apesar de ser um programa grátis, esta ferramenta pode vir a custar para empresas que pretendam obter uma versão mais melhorada de um fornecedor privado, já que a aplicação padrão ainda apresenta algumas limitações.

Um exemplo destas limitações pode ser constatado no fato da versão padrão do gerador de NF-e não possibilitar a emissão de várias notas ao mesmo tempo, o que acaba resultado em mais trabalho para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, visto que neste caso seria necessário emitir manualmente cada nota fiscal separadamente.

I-M-P-O-R-T-A-N-T-E: As regras e o processo de emissão para quem é MEI são diferentes. Sendo que há casos em que num software a emissão de nota fiscal está disponível apenas para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples, não sendo compatível com notas para CNPJs do regime MEI.

Como emitir uma NF-e na minha empresa

Como vimos anteriormente, para emitir a nota fiscal eletrônica é preciso ter um software que permite gerar tal documento, mas além disso também é preciso verificar outros aspetos igualmente importantes nesse processo. Sendo que antes de mais nada, é crucial que se verifique o caso fiscal da sua empresa.

E nessa hora é importante buscar a ajuda de uma assessoria contábil, pois dependendo do tipo de regime tributário da empresa, as regras para a emissão da NF-e podem variar, sendo que o MEI tem um procedimento diferente das empresas enquadradas no Simples Nacional.

Tratando dos tramites legais >>> a emissão das notas fiscais é feita mediante o credenciamento da empresa na Secretaria da Fazenda, ou seja, você deve fazer o cadastro da sua empresa pra poder emitir notas fiscais, e geralmente este procedimento é bastante fácil, porém varia de estado para estado, fato que obriga a empresa a conhecer a legislação deste estado ou a solicitar a ajuda de um contador que conheça-a.

Outro ponto importante para poder começar a emitir as notas fiscais reside no fato do empreendimento ter que adquirir um certificado digital, já que é justamente a partir deste documento que as notas emitidas terão validade, pois o certificado digital permite a empresa assinar as NF-e.

E geralmente o certificado Digital pode ser adquiridas numa Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP).