Notas Fiscais – tudo o que você precisa saber para emitir na sua empresa

Notas Fiscais – tudo o que você precisa saber para emitir na sua empresa

Consultoria Tributária       13 de outubro de 2017

Dentro de uma empresa existem procedimentos vitais para o sucesso, e entre estes procedimentos vitais encontramos os relacionados as notas fiscais, os quais apesar de numa primeira impressão não demostrarem muito relevo para a prosperidade da firma, são tão importantes quanto a escolha do melhor regime tributário para a sua organização, por isso devem ser tratados de forma cuidadosa pelo empresário.

Mas com a complexidade dos processos burocráticos que envolvem as notas fiscais, o caro empresário por si só, sempre estará exposto a erros durante os tramites de requerimento da emissão de notas fiscais, o que ocorre devido ao não entendimento da legislação e sequer do funcionamento das notas fiscais.

Portanto, é sempre recomendado ter o suporte de um profissional na área de contabilidade na hora de tomar qualquer decisão relacionada a esta questão – ajuda esta que pode ser fornecida por uma Consultoria Contábil.

Porém apesar de ser crucial a presença de um especialista em contabilidade, é igualmente necessário que o empresário na qualidade de gestor também tenha algum conhecimento acerca das notas fiscais, de modo que no momento da legalização de emissão das notas fiscais o assunto não lhe pareça estranho.

E pensando justamente nesta necessidade de conhecimento, nos preparamos este post com o intuito de passar os principais pontos relacionados a este assunto que devem fazer parte da sua base de conhecimento.

“Descubra já nos próximos tópicos o que realmente a nota fiscal significa na sua empresa, e como ela funciona. Vamos lá!”

O que é Nota Fiscal?

A nota fiscal é o documento que possibilita formalizar o registro de operações envolvendo produtos e serviços pelas empresas brasileiras. É através dela que o governo pode comprovar que determinada empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço corretamente.

Também podemos de uma forma mais simplificada dizer que nota fiscal é um documento que basicamente faz a comprovação de troca de serviços e produtos por dinheiro e deve ser expedida sempre que esse tipo de transação for efetuada, para que se possa constatar e fiscalizar as atividades comerciais envolvidas.

Sendo assim, no final temos um documento que permite fazer o registro da compra que é feita pelos consumidores, ao mesmo tempo, permite com que a firma demostre que cumpre com as obrigações tributárias.

Qual é a entidade responsável pela Nota Fiscal? – a responsabilidade sobre esse documento está incumbida a Secretaria da Fazenda (Sefaz), a qual em suma faz o controle e análise das informações que são submetidas pelas empresas, de modo que seja possível garantir com que tanto a cálculo quanto o recolhimento dos impostos ocorra de acordo com as exigências da respetiva Legislação vigente.

Geralmente a emissão das notas fiscais é concedida somente para empresas, ou melhor, para pessoas jurídicas que sejam portadoras de um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) juridicamente válido.

Portanto, dentre as condições para a emissão de uma Nota Fiscal – condições estas que veremos com mais detalhes nos próximos tópicos – consta também o CNPJ, o qual pode ser obtido por qualquer pessoa desde que a mesma tenha uma empresa com atividade caracterizada e que esteja dentro de uma categoria de porte correspondente – micro, pequena, média ou grande empresa.

Tipos de Nota Fiscal

De modo a atender da melhor forma as diferentes empresas, as notas fiscais são divididas consoante as atividades realizadas pela empresa e a sua classificação. Sendo que os tipos de notas fiscais são os seguintes:

NFS-e

A NFS-e é a nota fiscal eletrônica que diz respeito aos serviços, e geralmente o seu processamento é um pouco diferente da NF-e. Ela foi criada, na verdade, com o intuito de substituir a Declaração de Serviço, que por sua vez está relacionada à cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços).

Existem algumas peculiaridades na NFS-e, como impostos fixados por cidade, com um código fornecido pela prefeitura. Cada NFS-e também se refere a um determinado serviço e ela deve ser guardada e validada pela empresa que a emitiu em formato XML. Seu prazo de arquivamento é de 5 anos após ser emitida.

CT-e

O CT-e é um arquivo digital criado em 2012 e voltado para a documentação de prestação de transporte rodoviário de carga. Como é muito importante para a economia brasileira, esse tipo de serviço demanda uma fatura específica, com processamento mais veloz.

Ele implica na redução dos custos de frete e na menor chance de discrepâncias entre as notas e os produtos transportados por cada veículo, já que o CT-e tem o objetivo de eliminar ou reduzir o número de pagamentos e faturas duplicadas. Sua veracidade e autenticidade são comprovadas pela Assinatura Digital do vendedor e pela permissão fornecida pela SEFAZ.

NFC-e

A NFC-e tem como intuito facilitar o controle fiscal por parte do governo ao mesmo tempo em que traz vantagens para os empreendedores, tais como a redução de gastos e a maior agilidade. Ela é um documento legal que comprova que o comprador adquiriu determinado produto ou serviço e confirma os custos reais dessa transação para efeitos de ordem fiscal.

NF-e

Versão digital mais comum do modelo eletrônico das notas fiscais, e é utilizada para a venda de produtos que sofrem cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Ela substitui o modelo tradicional e sua validação é garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa.

O uso de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e vem se tornando cada vez mais comum. Estabelecimentos e empresas vêm recorrendo ao seu uso com frequência, substituindo aos poucos a nota em papel – que tende até mesmo a desaparecer em um futuro próximo.

Com o crescimento da nota eletrônica, mesmo empresários de micro e pequeno porte estão procurando se informar sobre ela e como fazer para passar a utilizá-la e oferecê-la. Muita gente ainda vê com receio a aplicação da tecnologia em substituição aos meios tradicionais de documentação. Porém, não há o que temer.

As vantagens da NF-e

Como a nota eletrônica costuma ser enviada por e-mail para o cliente após o pagamento feito pelo produto ou serviço, naturalmente a primeira grande vantagem a ser observada – e pela qual tantas empresas vêm buscando usá-la – é a oportunidade de gastar menos papel. Mesmo uma companhia de médio porte pode chegar a usar toneladas de papel por ano entre todos os processos burocráticos que precisam ser documentados, gastando muito dinheiro e demandando espaço físico para arquivar toda papelada.

É tendência mundial que cada vez mais a documentação corporativa passe a ser digital, e não é diferente com a nota fiscal. Além de ter menor custo e poder armazenar tudo online, a aplicação de um sistema de nota eletrônica em um negócio ainda permite torná-lo verde. Em tempos de imensa preocupação ambiental, nunca é demais procurar maneiras de mostrar que a sua marca também faz a sua parte para contribuir para a causa.

Outro ponto bastante importante é que o sistema digital para disponibilizar aos clientes e outros Stakeholders as notas fiscais costumam vir acoplado a softwares de gestão corporativa. Esses programas facilitam a vida de qualquer empresa permitindo que tudo seja administrado virtualmente e pelos mesmos canais, garantindo integração total e maior eficiência na rotina empresarial. Assim, você pode gerenciar também o controle da emissão de notas através do mesmo sistema integrado – podendo armazená-las e acessá-las facilmente com toda a segurança.

Por fim, uma terceira grande vantagem que pode ser conquistada trocando as notas em papel pelas eletrônicas vem através do marketing. Ao coletar os e-mails dos clientes com o propósito de enviar a eles a nota do que compraram, você também passará a criar uma lista de contatos grande para envio de newsletter com as informações e promoções que deseje fazer. O e-mail marketing é bastante popular e consolidou-se como uma excelente maneira de contato com o seu público – e é uma vantagem que não se pode deixar passar.

As desvantagens da NF-e

Embora as vantagens para o uso da nota eletrônica sejam bastante interessantes, existem alguns problemas que ainda fazem com que muitos clientes optem por retirar a nota em papel. Para começar, velhos hábitos podem ser difíceis de mudar.

A maioria das pessoas está acostumada em receber a nota na hora da compra, e o novo costume pode ser estranhado. Ainda há muitos brasileiros sem acesso à internet ou, mesmo que tenham, não possuem ou não costumam usar suas contas de e-mail – principalmente entre pessoas de idade avançada.

A questão da privacidade também é vista por alguns como motivo de preocupação. Por mais que a maior parte dos provedores de e-mail possuam altos níveis de segurança, o mundo virtual ainda sofre com problemas provocados por hackers. E, teoricamente, tudo que está na internet pode ser acessado.

Ainda é preciso ter cuidado para não enviar mensagens indesejadas e usar a lista de e-mails de forma errada. Ninguém gosta de ver sua caixa de entrada repleta de mensagens fora do seu interesse, então é bom limitar o envio de newsletter de acordo com sua necessidade.

A dica é: Enviar sempre material com bom conteúdo, e tentar sempre oferecer promoções para quem faz parte da lista – do contrário é capaz de ver muita gente pedindo para ser retirada.

Tipo de Empresa e sua respetiva Nota Fiscal

Um dos grandes obstáculos encontrados na hora de definir a nota fiscal para a sua empresa está ligado ao não conhecimento da classificação do seu negócio. E pelo fato da classificação ser fundamental na hora de tratar a nota fiscal – uma vez que cada categoria tem a sua forma de tratamento individual – é importante que o empresário conheça muito bem a classificação do seu empreendimento antes de ir solicitar a emissão de notas fiscais.

Por isso, recomendamos mais uma vez a buscar a ajuda de um profissional em contabilidade de modo a evitar erros.

Por hora, conheça as classificações de empresa que você deve ter em conta na hora de solicitar a emissão de notas fiscais:

Micro Empreendedor Individual (MEI) – As microempresas com um único dono e que possuem um faturamento anual inferior a R$ 60 mil, e sem ligação com outras empresas, podem ser registradas no formato MEI.

Esse é um dos modelos mais comuns de NF, já que grande parte das pessoas que começam um negócio partem da regulamentação de atividades que já são de sua alçada e realização – ou seja, profissionalizam o processo de venda de itens ou de prestação de serviços que já é feita informalmente.

Microempresa (ME) – Classificam-se nessa categoria empresas com faturamento anual entre R$ 60 mil e R$ 3.6 milhões Para fazer esse tipo de registro é preciso comparecer até a junta comercial do município em que a empresa está localizada e apresentar a documentação requerida.

Caso seja uma empresa ligada a atividades industriais ou comerciais, é preciso realizar inscrição como contribuinte do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias) na Secretaria Estadual da Fazenda.

Empresa de Pequeno Porte (EPP) – Classificam-se aqui empresas que estão na faixa de faturamento entre R$ 360 mil a R$ 3.6 milhões por ano. O processo de adesão é o mesmo da ME e ambas estão no mesmo sistema de tributação, o Simples Nacional.

“veja já a seguir as taxas de emissão que são aplicadas a cada tipo de empresa vista anteriormente”

Para o MEI as taxas de emissão são bem leves, sendo que este paga apenas uma taxa mensal, sem ter que pagar nenhuma outra cobrança adicional pelas notas fiscais emitidas. E vale lembrar que o MEI não é obrigado a emitir a nota fiscal para pessoas físicas, sendo somente obrigado a emitir a nota fiscal para pessoas jurídicas.

Já para a ME e EPP, a aplicação das taxas oscila consoante o tipo de atividade da empresa e o estado de operação da organização. E para os produtos que configuram um determinada atividade são aplicadas diferentes políticas de tributação em relação a produtos de uma outra atividade.

E do mesmo jeito que o MEI, as micro e pequenas empresas também tem a obrigação de realizar a emissão da nota fiscal ao realizar uma transação com pessoa jurídicas ou empresas, não sendo necessário no caso de pessoas físicas. E no caso das micro e pequenas empresas há passe livre para a solicitação da impressão de notas fiscais em papel diretamente na Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa atua.

Como emitir uma Nota Fiscal?

Como já vimos anteriormente a nota fiscal é um documento muito importante para o funcionamento de um negócio, por isso, é importante que todo empreendimento que deseja operar tranquilamente saiba como fazer a emissão deste documento.

E é necessário ter em conta que o procedimento que envolve a emissão de notas fiscais na sua empresa é complexo, por isso o empresário deve cuidar para que o mesmo seja realizado de forma inteligente, de modo a evitar prejuízos que podem ser causados pela falta de conhecimento sobre o assunto.

“Compreenda como a sua empresa deve prosseguir para começar a emitir as notas fiscais, já a seguir”

As firmas com atividade caracterizada como comercial ou industrial precisam solicitar suas notas fiscais junto à Sefaz. E o procedimento neste caso é bastante simplificado, visto que toda a movimentação referente a esse processo pode ser realizada através da internet, bastando apenas que o responsável preencha um requerimento online, e prontos!

Já nos casos em que a empresa trabalha com a prestação de serviços, é preciso ir até uma gráfica e solicitar a autorização para imprimir os documentos fiscais. Uma vez preenchida a autorização, se faz necessário enviá-la à prefeitura municipal do Estado e esperar por sua aprovação. Quando isso acontecer, as notas poderão ser impressas na própria gráfica.

Tenha em conta que o processo referido anteriormente refere-se a emissão de notas fiscais em papel, e não de forma digital, onde o processo de solicitação da emissão da NF-e é diferente.

“Não deixe de conferir já a seguir o processo detalhado para a emissão da nota fiscal eletrônica na sua firma”

Classificação da sua empresa – este é o principal aspeto que deve ser avaliado com muito cuidado na hora de solicitar a emissão da NF-e, já que o caso fiscal da sua empresa é que irá determinar como o processo de solicitação vai ser processado.

O MEI tem regras diferentes das empresas do Simples Nacional e de outros regimes de tributação, definido na abertura ou refeito quando necessário. E para ter uma orientação certa neste momento, você deve solicitar a ajuda de um contador.

O Certificado digital – Por se tratar de um uma nota fiscal emitida eletronicamente, esta deve ser assinada pelo seu emissor usando um certificado digital para que a mesma tenha validade jurídica. O Certificado pode ser adquirido numa Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Credenciamento na secretaria da fazenda – do mesmo jeito que a solicitação para a emissão da nota fiscal em papel, o processo de emissão da nota fiscal eletrônica também passa pela secretaria da fazenda do seu respetivo estado, já que uma das condições necessárias para emitir a nota fiscal, o cadastro na Sefaz, é sanada nesta entidade.

O cadastro geralmente é simples, mas varia de um estado para o outro, por isso é interessante que você procure um contador que conheça a legislação local para te ajudar. Inicialmente você pode escolher a modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, mas apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. Quando isso acontecer, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”.

O software emissor de NF-e – diferentemente das notas fiscais impressas em papel, as eletrônicas necessitam de um software que permita a sua emissão digitalmente, o software gerador de notas fiscais. A boa notícia em que este programa pode ser obtido de forma totalmente gratuita em alguns estados brasileiros, bastando para tal efetuar o download do software no site da Sefaz do respetivo Estado.

Mas com a vantagem vem a desvantagens, já que apesar deste software ser distribuído de forma totalmente gratuita, o mesmo ainda apresenta limitações que em algum momento podem comprometer a eficiência do seu estabelecimento de vendas. Um exemplo dessas limitações do Software gratuito reside no fato deste  não permitir a emissão de muitas notas fiscais em uma única vez.

E pensando em uma solução para essas limitações, algumas entidades privadas já estão fornecendo versões melhoradas do software de forma paga. E é importante escolher um Software que esteja de acordo com as características e condições econômicas da sua empresa.

Importância da Nota Fiscal

De um modo generalizado a nota fiscal é importante para qualquer empresa que deseja cumprir com as suas obrigações tributárias, pois ao fazer a emissão de notas fiscais é um comprovante de que a sua empresa paga seus tributos corretamente, o que se converte em credibilidade, tanto para clientes quanto para possíveis colaboradores.

Além disso, estar em dia com essa obrigatoriedade garante ao empreendimento, ainda que pequeno, uma ferramenta importante para o trabalho contábil, uma vez que a nota fiscal apresenta detalhes precisos sobre as transações realizadas, detalhes estes que podem ser de grande utilidade na hora de traçar novas estratégias de desenvolvimento na sua empresa.

E devido a essa grande importância deste documento, salientamos mais uma vez a necessidade do caro empresário contar com a ajuda de um contador na hora de proceder com a solicitação da sua emissão.

Impactos na Nota Fiscal eletrônica

É inegável o nível de eficiência nas transações dos estabelecimentos comercias que o nova forma de emissão eletrônica de notas fiscais trouxe, e com a tendência atual de melhoramento dos modelos da NF-e, as notas fiscais impressas em papel começam a ficar em segunda opção.

“Conheça os principais impactos que a implementação das notas fiscais eletrônicas traz na bagagem, já a seguir”

Quais os impactos para a rotina do contador e/ou do gestor? – A obrigatoriedade da NF-e teve impactos diversos para a rotina do contador e dos responsáveis pelas rotinas fiscais das empresas.

Como a NF-e é transmitida em tempo real para o Fisco, houve o aumento na responsabilidade de emitir os documentos fiscais de forma correta. Um erro de preenchimento ou de transmissão pode atrasar ou inviabilizar uma operação de venda e transporte de mercadorias e produtos. Com isso, a responsabilidade do contador frente aos resultados da empresa aumentou significativamente.

Por outro lado, a implantação da NF-e trouxe oportunidades de ganhos com a adequação tecnológica das empresas para atender ao processo de emissão e armazenamento dos documentos fiscais. Com a adoção de sistemas automatizados para emissão das notas fiscais pelas empresas, o contador ganha um recurso a mais para aumentar sua produtividade e efetividade.

Quais as mudanças nas rotinas das empresas? – A implantação da nota fiscal eletrônica trouxe mudanças para a rotina de gestores e administradores das empresas. Uma das principais mudanças está relacionada à estrutura necessária para emitir e arquivar os documentos eletrônicos. Empresas que contavam com processos manuais se viram obrigadas a informatizar seus processos de vendas e emissão de notas fiscais.

Para esta informatização, as empresas passaram a ter maior contato com profissionais especializados e com softwares de gestão para automatizar suas rotinas e processos. Os gestores que entenderam a importância e os benefícios trazidos por estas soluções, acabaram por informatizar não somente as rotinas relacionadas às notas fiscais eletrônicas, mas todos os processos da empresa.

Assim, a adoção da NF-e foi um passo importante para uma grande mudança na estrutura tecnológica, principalmente nas pequenas e médias empresas brasileiras.

Quais os impactos para as pequenas e médias empresas? – A única categoria desobrigada à emissão da NF-e é a do Microempreendedor Individual. Já as demais pequenas e médias empresas brasileiras que são, na maioria, optantes do Simples Nacional, não estão isentas dessa obrigação.

Com isso, essa categoria de empresas passou a contar com benefícios como o incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes e fornecedores. Estas soluções, conhecidas como B2B (business-to-business) já eram amplamente utilizadas por grandes empresas, geralmente com maiores recursos para implantação de sistemas de softwares de gestão.

Com o advento da NF-e, espera-se que o nível de utilização de recursos tecnológicos seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet. Também pela segurança trazida pela certificação digital e pela ampliação da oferta de soluções tecnológicas que integrem obrigações fiscais e facilidades de gestão à custos acessíveis.

Com todo este impacto da adoção da Nota Fiscal Eletrônica, profissionais das mais diversas áreas precisam de profissionalização e atualizações constantes para estarem à frente em seus mercados e garantirem condições de buscar o sucesso.

Penalidades para a não emissão da Nota Fiscal

A não emissão das notas fiscais, a sua falsificação ou a omissão de dados referentes a nota fiscal configura sonegação fiscal, e a lei é bem severa quanto a punição para essas práticas.

De acordo com a lei brasileira, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

“Entenda melhor já a seguir quais são as punições aplicáveis as empresas que não emitem notas fiscais, já a seguir”

Punição com multas – como vimos anteriormente, além da reclusão, a sonegação também é punida por multas, e as multas são as punições mais comuns para a empresa que não emite nota fiscal. Os valores das penalidades variam de 10% a 100% sobre a quantia de cada nota autuada e podem ser acumulativos.

A emissão de notas fiscais eletrônicas é obrigatória para todas as empresas. Desde 2011, a política brasileira é de que a fiscalização desses documentos pode ser feita em até cinco anos.

Ou seja, se a organização começou a expedir notas em 2014, caso tenha enviado informações incorretas ao Fisco, poderá responder por esse fato até 2019. Por isso, é preciso também guardar todos esses documentos durante o período e apresentá-los caso a Receita lhe solicite.

Além disso, também há previsão de multa para empresas que emitem notas apenas de papel, correspondendo a 50% do valor gasto — sendo que o comprador também deve pagar 35% daquela quantia.

Perda de garantias do consumidor –  A emissão de notas também é essencial para a utilização de garantias do produto que a empresa comercializa ou utiliza. Isso porque, nesses registros, existe uma comprovação da data em que o trâmite foi feito. Essa informação, junto ao período de duração da garantia, dá direito ao consumidor de trocar ou consertar aquela mercadoria.

A situação pode ser bastante desagradável para os clientes, que não ficarão satisfeitos com a empresa. Desse modo, além de não retornar ao seu negócio, eles ainda farão propaganda negativa. Ninguém quer isso, não é verdade?

Portanto, não comenta o grave erro de não emitir notas fiscais, e lembre se de buscar a ajude de uma Consultoria Contábil na hora de solicitar a emissão de notas fiscais, pois assim o processo será mais rápido e sem prejuízos.