A Importância dos Arquivos XML de NF-e

O arquivo XML é uma versão digital das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas. Após a emissão de uma NF-e, os arquivos XML também precisam ser automaticamente enviados pelo emissor.

É obrigatório armazenar a extensão XML das Notas Fiscais Eletrônicas por ao menos 5 anos, de acordo com o artigo 33 da Portaria CAT nº 162/2008. A falta deste arquivo, pode resultar em multas rigorosas e mais problemas para a empresa.

O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), é basicamente uma versão mais simplificada da NF-e, contém apenas informações referentes ao transporte e transação de mercadorias. Desta maneira, não possui tanto valor fiscal.

Já os arquivos XML possuem todas as informações de transações das empresas. Sendo assim, o Governo pode ter controle sobre os serviços prestados ou adquiridos. Exatamente por isso é que o XML tem um grande valor e possui validade fiscal, exigindo um período mínimo de armazenamento.

 

É possível recuperar o xml em lotes?

A recuperação dos arquivos XML ocorre geralmente através de softwares específicos, dentre eles, a própria Receita Federal disponibiliza uma ferramenta de visualização de XML.

No entanto, para facilitar ainda mais os processos das empresas, o Software NF-e Expert cumpre todas as exigências fiscais e ainda facilita a exportação de arquivos XML de e-mails e simplifica o gerenciamento para um armazenamento totalmente seguro.

Além disso, você pode gerar relatórios completos, consultar autenticidade das NF-e juntamente ao SEFAZ, ou seja, muito mais praticidade, segurança e produtividade para sua empresa.

 

Aprenda a se organizar no fechamento do mês

Em muitos escritórios, o recebimento de milhares de papéis e documentos fiscais é rotineiro, mesmo com o esforço do governo e da Receita Federal em tornar a transferência de arquivos digitais o principal meio de organizar documentos fiscais, otimizar as rotinas de comunicação entre Governo x contabilidade x empresas, eliminar burocracia, integrar secretarias da fazenda e claro, integrar e melhorar a qualidade da fiscalização.

 

Sabemos, também, que nem todas as empresas enviam seus documentos organizados e em dia para seus contadores. Há uma grande parcela delas que “junta a papelada” e envia sem ordem ou critérios, apenas se desfaz dos papéis que são “obrigação” do contador.

Entenda a importância do manifesto na emissão de notas fiscais

 

Um sistema de consulta de Notas Fiscais eletrônicas permite ao contador saber exatamente quantas e quais NFes, NFSes, MDFes, CTes são emitidos contra o CNPJ das empresas clientes de seu escritório, diretamente da SEFAZ e em lotes, o que te permite mais agilidade na conferência desses documentos e mais rapidez de gerar guias para recolhimento de impostos, sem erros.

 

Declarar notas de transações comerciais que nunca aconteceram é pagar impostos que não são necessários serem pagos e perder tempo. Quando você conta com uma solução que consulta de notas que permite fazer a Manifestação do destinatário, não precisa escriturar Notas em que a ciência é “Desconhecida” ou “Não realizada” e consequentemente também não precisa pagar os impostos que normalmente paga pois a SEFAZ já sabe que a transação não aconteceu.

É necessária atenção com relação a emissão de notas fiscais pois de forma fraudulenta pessoas de má conduta estão gerando notas não existem contra CNPJ das empresas. Segundo pesquisas cerca de 63% das empresas reclamam da dificuldade de provar tamanha situação. Caso sua empresa passe por este problema basta notificar através de um manifesto para o ministério da fazenda Sefaz, informando estas notas ficais indevidas informando a fraude. Por esta razão, sempre mantenha suas notas fiscais organizadas e acompanhe todas para não ser vítima e caso seja já sabe como proceder.

 

Falta ou perda de documentos fiscais

 

A falta de um documento para escrituração no fechamento do mês é um problema corriqueiro para os escritórios de contabilidade. Saber a procedência de um documento não encontrado, se ele é legítimo (aquela compra ou serviço foi mesmo realizada?), são dúvidas que surgem somente no momento do fechamento e demandam tempo e desgaste tanto para o contador como para seu cliente.

 

 

Organize, para facilitar seu trabalho

 

Sempre, ao decorrer da primeira semana do mês, o seu cliente deve enviar ao seu escritório de contabilidade, todas as notas e cupons emitidos no período compreendido do mês de apuração.

 

Para que esse trabalho seja feito com praticidade, isento de erros e retrabalhos e com total domínio de todos os documentos fiscais existentes para seus clientes, é fundamental evitar atrasos, erros e falhas de comunicação.

 

Para o escritório de contabilidade isso é mais do que claro, porém os clientes, em algumas situações, não dão atenção devida à todas as leis fiscais fiscais.

Contar com uma solução que une consulta à NFes, CTes, NFSes e outros documentos fiscais, que te permite gerenciar todas as contas de seus clientes e ainda gerar relatórios em poucos cliques para cada um deles, tornará seu trabalho ágil e ainda te permite levar informações para seus clientes que sejam úteis para o departamento financeiro, como relatórios, por exemplo.

 

Exportar os XMLs em lotes de um bom sistema de consulta de Notas Fiscais que permite que o contador pare de ficar digitando informações na mão e permite que ele exporte 100% dos XML do sistema de consulta e depois importe para o sistema contábil, fazendo com que muitos ou todos os campos que antes era preenchidos a mão agora sejam preenchidos automaticamente com apoio do XML consultado.

 

Agora, procure ser organizado para que toda a documentação esteja correta, oriente seus clientes como devem proceder.