Devo adotar o compliance tributário?

Uma questão com a qual as empresas se veem às voltas é a questão da necessidade (ou não) de adotar o compliance tributário.

 

Compliance é uma palavra originária da língua inglesa que significa “cumprimento”, “conformidade”. No mundo corporativo, ela é frequentemente usada para se referir à obrigação das empresas de seguir as leis, normas, políticas e demais regulamentos legais aos quais suas atividades estão submetidas ou para se referir aos esforços e programas específicos que elas usam para tornar realidade esse dever de cumprimento.

Por exemplo, o esforço das empresas para cumprir as normas relativas ao meio ambiente e ao controle de poluição é chamado de compliance ambiental.

 

Tendo em vista o exposto acima, entende-se facilmente que compliance tributário é o programa da empresa para verificar os dados fornecidos às autoridades tributárias de modo a não haver neles omissões, inverdades ou inconsistências que possam levar à punição da empresa com multas ou outras sanções legais.

 

Como é bem sabido, o Brasil possui, além de uma carga tributária considerada asfixiante pelo setor produtivo, um sistema tributário complexo, que está em constante mutação, exige muitas declarações e documentos (com cuja preparação, revisão e envio a empresa arca com seus recursos financeiros e com o tempo dos profissionais a seu serviço) e apresenta variações desorientadoras dependendo do estado ou município envolvido na atividade econômica desempenhada.

 

Acrescente-se a isso a crescente agressividade de um Fisco pressionado a aumentar – ou pelo menos                 comovidas, e tem-se um quadro em que as empresas têm dificuldades para se manter a par de suas obrigações tributárias e cumpri-las de modo a evitar as sanções que incidem sobre os violadores.

 

Como o compliance não é, para a maior parte das empresas, a atividade pela qual ela é paga e que, portanto, gera receita, a tentação de negligenciá-lo e concentrar recursos e atenção nos setores que “pagam as contas” é compreensível.

 

No entanto, é preciso ter em mente que um programa de compliance tributário efetivo pode poupar à empresa dinheiro – que seria gasto em multas por irregularidades – e o desgaste de imagem que a violação, intencional ou não, das normas tributárias provoca perante a sociedade em geral e perante as autoridades em especial, para não falar da aplicação de punições que podem incluir até mesmo a paralisação de suas atividades, o que claro, redunda em prejuízo certo.

 

Além de proteger a empresa de sanções legais, que é seu papel principal, é possível que o programa de compliance tributário seja capaz de apontar caminhos para racionalizar e otimizar a estratégia tributária da empresa e alcançar a redução, imediata ou futura, da carga tributária a que a empresa está efetivamente submetida.

Muitas empresas pagam mais impostos do que o estritamente necessário devido a falhas no preenchimento das informações que enviam ao Fisco.

 

Entre as medidas que fazem parte de um programa de compliance tributário realmente efetivo, podem ser mencionados: verificar quais são os tributos que incidem sobre a empresa, armazenar os arquivos digitais relativos às informações declaradas, velar para que não sejam apresentadas às autoridades tributárias informações incompletas, incorretas ou que contradigam umas às outras, seguir os padrões de apresentação de dados determinados pelo Fisco, fazer cumprir os prazos para entrega das informações e fazer com que sejam cumpridas as obrigações tributárias principais (pagamento dos tributos devidos) e acessórias (os trâmites burocráticos que servem para estabelecimento do valor do tributo e para futura fiscalização do comportamento tributário da empresa).

 

Qual o impacto da Tecnologia tributária?

 

A explosão tecnológica dos setores de comunicações e informática que tem sido uma das principais marcas das últimas décadas aumentou a memória computacional à disposição das pessoas, permitiu a criação de software dedicado a substituir a ação humana ou coadjuvá-la eficientemente e aumentou as possibilidades de comunicação a longas distâncias em tempo real, facilitando o contato dos indivíduos entre si e entre estes e instituições como, por exemplo, a Receita Federal.

 

Essa explosão tecnológica deixou pouquíssimas atividades humanas intocadas – e o compliance tributário não está entre as exceções.

 

Novas ferramentas surgiram para auxiliar nessa importante tarefa da gestão empresarial. Softwares de análise tributária, por exemplo, podem ajudar na detecção de inconsistências nos dados que a empresa pretende entregar ou que já foram entregues ao Fisco, permitindo que se previna o engano ou se busque corrigi-lo antes da abertura de processo administrativo ou legal, diminuindo-se, nesse caso, as punições a que a empresa pode estar sujeita.

 

Além disso, automatizando as tarefas que podem ser automatizadas, os profissionais especializados do compliance (em alta demanda e relativamente baixa oferta, devido a todos os cursos de reciclagem e aperfeiçoamento que é necessário fazer para manter-se ao corrente das exigências legais e das melhores práticas do setor) passam a ter mais tempo disponível para fazer o que os humanos ainda fazem melhor do que as máquinas: definir estratégias que orientem a realização de suas tarefas de maneira a atingir seus objetivos e superar as falhas ainda existentes.

 

Outro fato que mostra como a tecnologia está mudando a face do compliance tributário no presente século é a mudança da própria base tecnológica responsável pela mediação entre as autoridades tributárias e os contribuintes. Um exemplo do “admirável mundo novo” tributário é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Compliance tributário e cruzamento nos módulos do SPED e com as demais obrigações acessórias

Fruto de esforço de racionalização e agilização iniciado ainda no governo Fernado Henrique Cardoso e criado pelo governo federal no contexto do PAC (Plano de Aceleração do Crescimento) no governo do ex-presidente Lula, o SPED determina a criação pela empresa de um arquivo digital de formato pré-estabelecido que unifica dados e documentos fiscais referentes ao ICMS e ao IPI e, portanto, de interesse do Fisco Federal e de suas contrapartes nos estados e no Distrito Federal.

 

Dessa maneira, substituem-se os velhos livros contábeis, oficializam-se os arquivos digitais de escrituração e unificam-se o armazenamento, a validação e a transmissão das informações relativas aos fatos geradores dos referidos tributos.

 

Entre as vantagens do SPED para as empresas e para a sociedade estão o fato de que ele informatizou a relação entre Fisco e contribuintes, o que colabora para desburocratizá-la, poupar tempo da empresa na tarefa de fornecer as informações necessárias, criar uma cultura de maior transparência no interior dos empreendimentos, agilizar a transmissão de dados, a fiscalização e a localização de ilícitos, aumentar o controle da fiscalização tributária e facilitar a troca de informações entre diferentes organizações com responsabilidades arrecadatórias.

 

Apesar das vantagens que o SPED trouxe às empresas, erros e inconsistências no uso dele são endêmicos e podem causar graves danos.

Estima-se que os arquivos enviados à Receita Federal por uma empresa possam conter centenas e milhares de erros.

 

Um dos problemas envolvidos no uso do SPED está o fato de que a grande quantidade de informações que ele contém e de documentos fiscais transferidos através do SPED dificulta a verificação e harmonização de todos os dados relevantes.

 

Entre os erros mais comuns no uso do SPED estão o fornecimento de informações inexatas no Cadastro de Terceiros (ou seja, de fornecedores e clientes) e o uso de Notas Fiscais (emitidas ou recebidas) preparadas de forma equivocada (frequentemente por gente sem o devido conhecimento da área fiscal e sem a devida compreensão das informações que devem constar dela e das convenções para seu preenchimento).

 

Tais erros na preparação do SPED, mesmo que inocentes, podem gerar punições, como, por exemplo, pesadas multas. Por isso, é preciso criar uma cultura de elevado cuidado no trato e no registro de informações e de uso dos recursos disponíveis para verificar e retificar informações equivocadas o mais rápido possível.

Um desses recursos é a automatização do processo de conferência do Cadastro de Terceiros, que pode ser realizada através de sistemas que realizam frequentes consultas ao Cadastro do CNPJ.

 

A realização de uma auditoria prévia nos dados do SPED que a empresa pretende submeter ao Fisco pode evitar que a empresa seja multada ou mesmo acabe investigada pelo Ministério Público devido a supostas ilegalidades tributárias.

 

Para evitar erros e inconsistências entre os dados dos módulos do SPED ou entre este e as demais obrigações acessórias que possam fazer a empresa incorrer em sanções legais, o serviço de compliance tributário deve ser capaz de realizar o cruzamento dos módulos internos do SPED e de cruzar esses dados com aqueles que constam nos demais documentos eletrônicos fornecidos ao Fisco e escriturados no SPED, como Nota Fiscal Eletrônica (que substitui os modelos 1 e 1A de nota fiscal, documentando a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços) e Comunicação de Transporte Eletrônica (este último é um documento fiscal relacionado a operações de transporte ou frete.

 

Qual conclusão podemos tirar sobre o processo de compliance tributário?

 

O compliance tributário, apesar da tentação de negligenciá-lo, é um importante instrumento das empresas para garantir a adequação das informações prestadas e evitar as sanções, além de divisar caminhos para que a empresa não tenha que, por descuido ou desinformação, pagar mais do que o rigorosamente exigido pela lei.

Trata-se de um trabalho especializado e exigente, especialmente com as transformações que o setor tributário tem experimentado graças ao progresso tecnológico e as iniciativas do governo para pôr esse progresso a serviço da fiscalização e arrecadação tributárias.

 

Especialmente para as empresas médias e grandes cuja atividade econômica gere um enorme quantidade de dados e documentos que precisam ser harmonizados e que dificilmente poderão ser verificados da forma devida dentro do esforço habitual de um departamento de contabilidade.

Faz-se necessário um esforço focado, especializado e levado a cabo por profissionais cientes das armadilhas que se escondem no sistema tributários e que sejam capazes de lidar com as ferramentas de gerenciamento tributário e com as exigências que o governo, buscando tornar a fiscalização do “Leão” mais eficaz (haja vista a enorme massa de recursos que estima-se ser sonegada), vem impondo para as declarações das empresas.