contabilidade online

Contabilidade Online Funciona para sua Empresa

Qual a diferença entre contratar uma plataforma de contabilidade online e contratar um serviço de contabilidade online? Esse questionamento ocorre de forma recorrente, as pessoas querem entender como funciona o serviço de plataforma comparado ao serviço prestado por uma empresa de contabilidade online.

Quando contrata a plataforma ou um serviço de contabilidade online espera que sejam vencidas algumas demandas, e é sobre elas que falaremos neste artigo. E para que entenda como funciona esse processo vamos qualificar a forma que é feito um e que é feito o outro.

Emissão de nota fiscal

A responsabilidade na emissão de notas fiscais tanto na plataforma quanto no serviço de contabilidade online é de quem fez a venda, portanto nesse caso do empresa que contrata o serviço. A empresa contábil comumente não emitirá notas para você, algumas empresas oferecem isso como um serviço extra, mas de modo geral é o empreendedor que emitirá a nota fiscal.

O que acontece com as notas fiscais de entrada e as de serviços tomados pela sua empresa?

Numa empresa comercial você tem notas fiscais de compra de produtos que compõem seu estoque, se tiver uma empresa prestadora de serviços ou também comercial também poderá ter outros prestadores de serviço que prestaram serviços para ela e eles emitem as notas fiscais de serviços tomados.

Nesse caso como funciona? A responsabilidade do recebimento dessas notas fiscais também é sua, nos dois casos. O que ocorre é que, em ambos dos casos, você tem um serviço que faz a automação dessas notas fiscais que foram emitidas contra a sua empresa.

O serviço faz a verificação do que foi emitido de nota fiscal para a sua empresa e importa automaticamente.

Se não usar um serviço automatizado você terá que subir isso para uma plataforma de contabilidade online ou enviar de outra forma.

E onde começam a surgir as principais diferenças?

A Sua Contabilização Mensal

No momento em que a sua empresa contrata uma plataforma de contabilidade online econômica é você quem faz toda a contabilização diretamente na plataforma.

Você vai importar o seu extrato para essa plataforma e dizer o que acontece em cada linha do extrato, fazendo o apontamento completo.

Lançará todas as informações que envolvem a parte de caixa, e fazer todos os lançamentos contábeis. O que a plataforma faz? Ela simplifica a visualização disso para você.

Já em uma empresa que presta o serviço de contabilidade online, será ela que de fato faz seus serviços tais como fazer esses lançamentos e será responsável por eles.

O que ela utilizará são formas de facilitar todo o seu atendimento e troca de arquivos para executar seus serviços a distância.

Emissão do imposto

Numa plataforma é você quem faz a emissão do imposto sozinho.

Normalmente na plataforma encontrará um local onde entra e pede para gerar o seu imposto depois que você lançou todas as notas fiscais.

Você é totalmente responsável por isso, não existe nenhum processo de conferência, o sistema automatiza as informações que você dá a ele. Na prática você vai alimentar o sistema, gerar e baixar a guia do seu imposto de maneira total.

No caso de uma empresa que presta o serviço contábil ela enviará isso pronto a você. Ou seja, a responsabilidade pela realização desse serviço será da empresa contábil contratada e os impostos serão disponibilizados para seu acesso de forma digital.

Emissão de Relatórios

Como funciona a emissão dos relatórios que enviará ao banco, como Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultado, carta de faturamento e etc.?

Com a plataforma conforme você fez os lançamentos contábeis o relatório sairá pronto, se os lançamentos contábeis não foram feitos de maneira correta esse relatório será emitido da mesma forma. Isso porque o sistema é automatizado e a informação que ele puxa, estando correta ou não, gera o relatório de maneira automática.

No caso da contabilidade online convencional será ela que vai te fornecer esses relatórios prontos. Terá apenas que requisitar e ela te fornecerá em um processo muito rápido e prático, pois ela gera do sistema contábil e disponibiliza. Nesse caso a empresa contábil faz um processo de verificação antes para poder mandar o documento para ter segurança das informações.

Note que contratando apenas uma plataforma é você quem executa o serviço de modo geral.

E como funciona o suporte?

Quando isso se dá dentro de uma plataforma normalmente é feito em autoserviço todo por ela, eles usam sistema auxiliar, e esse sistema fará toda a parte de comunicação via tickets qual precisar de um apoio técnico.

Normalmente tratando-se de plataforma, até mesmo por uma questão relacionada ao último item, tudo é centralizado nos tickets de atendimento.

Enquanto na prestação de serviços contábeis você pode ter empresa que estão adotando somente tickets como também atendimento por diferentes canais como Whatsapp, Chat, Skype, Zoom entre outros.

Com esse tipo de empresa você também tem mais facilidade por poder pegar simplesmente o telefone e ligar. Nesse caso o serviço de contabilidade online é humanizado.

Qual serviço de contabilidade escolher?

É claro que levando em consideração que em uma plataforma você executa todos os passos e numa empresa que presta serviço de contabilidade de forma mais digital ela executa a maioria para você, haverá diferença de preço com certeza.

Mas o serviço online ainda é mais barato que o serviço de contabilidade convencional por uma razão bem simples, a empresa que trabalha de forma online evita um processo de logística, tem facilidade de comunicação, consegue atender mais empresas com menos funcionários, ela consegue facilitar todo o processo de troca de documentos, pois tudo ocorre de maneira online.

Porém ela assume o ônus de executar as tarefas, onde na plataforma a responsabilidade é integral do cliente. Então, se nos serviços de contabilidade online você tem um custo ligeiramente maior, você está tirando o ônus que teria que assumir se fizesse por meio de plataforma. O que vale mais a pena? Isso é uma decisão que você tem que tomar.

Se estiver predisposto a fazer tudo isso, a controlar tudo isso, se o seu tempo custa mais barato do que, por exemplo, passar para alguém fazer o trabalho para você, a plataforma é uma opção.

Mas a plataforma não fará nenhum milagre para você, o serviço pode ter um preço mais baixo que os demais, mas ela não fará nada pra você como o caso da contabilidade online.

Agora se não quer ter preocupações com isso e quer ter um trabalho mais humanizado de fato falar com alguém quando você precisa sequer a segurança de ter um telefone para alguma emergência, ter algo diferente nesse sentido, deve considerar contratar um serviço contábil para prestar serviços para você.

E aí a questão da empresa que mais está adequada a suas necessidades. Cabe a você analisar qual empresa atende melhor os nichos de mercado que você precisa.

Quando você realmente contrata uma empresa que cuida de tudo para você com certeza terá a liberdade de estar tranquilo para cuidar do seu negócio como ele merece e ter facilidade para tomar decisões mais acertadas.